Klantgegevens in uw organisatie

Hebben klanten het recht om hun persoonsgegevens op te vragen?

Ja, dat hebben ze. Met de invoering van de AVG wordt het begrip dataportabiliteit ingevoerd. Een begrip dat wil zeggen dat degene van wie u als organisatie gegevens opslaat en verwerkt het recht heeft om eigen gegevens mee te nemen naar een andere partij. Klanten hebben het recht een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die u als organisatie heeft verzameld.

Het gaat om alle gegevens die klanten actief en bewust aan u hebben verstrekt, zoals accountgegevens (e-mailadres, gebruikersnaam, leeftijd etc.) die op een online formulier zijn ingevuld. En het gaat ook om gegevens die klanten aan u hebben ‘verstrekt’ door uw dienst of apparaat te gebruiken. Bijvoorbeeld de zoekgeschiedenis of locatiegegevens van uw klanten. Of andere (ruwe) data als de hartslag die via een fitnesstracker is vastgelegd.

U hoeft bij een verzoek om dataportabiliteit géén afgeleide gegevens te verstrekken, dat wil zeggen gegevens die u zelf heeft gegenereerd door bijvoorbeeld data-analyse. Zoals een kredietscore of een profiel dat u van een klant heeft opgesteld. Deze gegevens moet u bij een inzageverzoek overigens wél verstrekken.

De gegevens moet u, op verzoek, aanleveren in, zoals de Verordening zegt, een gestructureerd, veelgebruikt en machine leesbaar formaat. In andere woorden: de kopie moet in een algemeen gebruikt digitaal formaat worden aangeleverd zodat de bestanden verder gebruikt kunnen worden.

Mag ik kosten in rekening brengen voor dataportabiliteit?

Nee, in principe niet. Bij het huidige inzagerecht volgens de Wbp mag u geld vragen voor het verstrekken van kopieën, maar bij het recht op dataportabiliteit volgens de AVG heeft u deze mogelijkheid niet.

Alleen als u kunt aantonen dat een verzoek duidelijk ongegrond is of excessief (bijvoorbeeld als u heel veel verzoeken van één persoon krijgt), kunt u geld vragen of het verzoek weigeren. De kosten zijn voor uw rekening en mag u niet verhalen op uw klanten of gebruiken als argument om een verzoek af te wijzen.